GmbH - die richtige Rechtsform für dich?
Wenn du planst, ein Unternehmen zu gründen, gilt es, eine Menge Entscheidungen zu treffen. Angefangen beim Business Plan über Mitarbeiter, Standort, Vertrieb bis zur Bankverbindung hast du viel um die Ohren. Eine der wesentlichen Entscheidungen ist die der Rechtsform. Möchtest du es möglichst unkompliziert und beginnst als Einzelunternehmer oder willst du möglichst schnell an die Börse und bewegst dich in Richtung Aktiengesellschaft? Eine der beliebtesten Rechtsformen unter österreichischen Unternehmen ist jene der GmbH, einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Was das bedeutet und wie du eine GmbH gründest, haben wir für dich recherchiert.
Kapitalgesellschaft und Personengesellschaft
Die möglichen Rechtsformen von Unternehmen werden grob in zwei Kategorien eingeteilt. Es gibt Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften. Kleinere Unternehmen sind häufig Personengesellschaften. Diese sind einfach zu gründen, es gibt weniger Voraussetzungen. Eine Person alleine kann ein Einzelunternehmen gründen, möchten mehrere Menschen miteinander ein Unternehmen starten, können sie dies auch als Offene Gesellschaft (OG) tun. Auch die Kommanditgesellschaft, die GmbH&Co. KG und die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR) zählen dazu.
Ihnen gemein ist, dass die Gesellschafter persönlich, unbeschränkt und solidarisch haften. Dafür ist auch kein Stammkapital erforderlich und das Unternehmen kann trotzdem, wie auch eine Kapitalgesellschaft, Rechte und Pflichten eingehen (mit Ausnahme der GesbR, die keine Rechtspersönlichkeit besitzt). Von der unbeschränkten Haftung ausgenommen sind Kommanditisten der KG, die nur mit ihrer Einlage haften, aber weder geschäftsführungs- noch vertretungsbefugt sind.
Der wohl größte Unterschied zwischen Personen- und Kapitalgesellschaften ist, dass eine Kapitalgesellschaft eine juristische Person ist. Die GmbH ist somit rechtsfähig und dadurch Träger von Rechten und Pflichten.
Die unbeschränkte Haftung der Gesellschafter gibt es in der Gesellschaft mit beschränkter Haftung nicht – Gesellschafter haften nur mit ihrer Einlage, und sind trotzdem geschäftsführungs- und vertretungsberechtigt. Dafür müssen die Gesellschafter auch einen Gesellschaftsvertrag abschließen und eine Stammeinlage einbringen. Diese beträgt 35.000 Euro, wobei bei der Gründung die Hälfte in bar aufgebracht werden muss und Erleichterungen möglich sind.
Möchtest du ganz groß raus, kannst du auch eine Aktiengesellschaft gründen. Für diese beträgt das Grundkapital 70.000 Euro und es sind auch mehr Organe vorgesehen, ein Vorstand und ein Aufsichtsrat sowie eine Hauptversammlung. Dafür ist dann auch der Weg an die Börse nicht mehr weit, wenn die AG sich mit der Ausgabe von Aktien Geld holen möchte.
So gründest du eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung benötigt einen Gesellschaftervertrag. Dieser muss auch notariell beglaubigt werden. Unbedingt nötig sind Regelungen über die Firma und den Sitz der Gesellschaft sowie die Höhe des Stammkapitals und den Beitrag jedes einzelnen Gesellschafters zum Stammkapital. Außerdem muss der Gegenstand des Unternehmens festgelegt werden.
Wenn gewünscht, können noch viele weitere Regelungen im Gesellschaftervertrag getroffen werden, wie etwa Bestimmungen zur Vertretung, zur Gewinnverwendung, Beschlussfassung etc. Ein erfahrener Anwalt, Steuerberater oder Notar kann hier weiterhelfen und späteren Unstimmigkeiten zwischen den Gesellschaftern vorbeugen.
Weiters müssen die Gesellschafter einen oder mehrere Geschäftsführer beschließen, und sämtliche Geschäftsführer müssen die GmbH beim Firmenbuch anmelden. Durch die Eintragung ins Firmenbuch entsteht die GmbH offiziell, doch vor der Eintragung wird der Antrag noch vom Firmenbuchgericht genau geprüft.
Der Name der Firma
Jede GmbH braucht auch eine Firma, einen Namen, unter dem sie Geschäfte betreibt. Für diesen Namen gibt es natürlich auch Vorschriften. So darf es eine Firma in derselben Branche mit diesem Namen noch nicht geben, und der Name muss ausreichend konkret und einzigartig sein (z.B. wäre eine „Bank GmbH“ nicht zulässig, weil eine reine Branchenangabe). Wählen kannst du zwischen einer Fantasiebezeichnung (wie etwa fincomplete GmbH), einer Namensfirma (z.B Max Mustermann GmbH) oder einer Sachfirma. Die Bezeichnung GmbH hinter dem Namen ist verpflichtend.
Da es unangenehmen Konsequenzen für dich hat, wenn es die Firma, die du anmelden möchtest, schon gibt, solltest du das davor überprüfen. Die Möglichkeit dazu bietet dir in Österreich der Firmenmonitor und auf europäischer Ebene im europäischen Justizportal.
Was macht ein Geschäftsführer?
Eine GmbH braucht nicht nur Gesellschafter, die Kapital bereitstellen, sondern auch einen Geschäftsführer. Gesellschafter und Geschäftsführer können ein und dieselbe Person sein, müssen aber nicht.
Der Geschäftsführer wird von den Gesellschaftern bestellt und ist im Unternehmen operativ für sie tätig. Er vertritt die Firma gerichtlich und außergerichtlich und kann in ihrem Namen Verträge abschließen. Auch im Firmenbuch muss der Geschäftsführer eingetragen sein.
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann einen oder mehrere Geschäftsführer haben. Welche Beschlüsse und Verträge einer alleine tragen kann oder alle gemeinsam unterzeichnen müssen, sollte im Gesellschaftsvertrag geregelt werden.
Im Geschäftsalltag muss ein Geschäftsführer sorgfältig und im Interesse des Unternehmens, wie ein ordentlicher Geschäftsmann, handeln. Sollte er seine Sorgfaltspflichten verletzen, haftet er der Gesellschaft gegenüber. Im Falle einer Sorgfalts- oder Pflichtverletzung kann der Geschäftsführer auch mit seinem Privatvermögen haftbar gemacht werden.
Der gewerberechtliche Geschäftsführer
Nur weil du eine GmbH gegründet hast, heißt das noch nicht, dass du auch schon jedes Geschäft betreiben kannst, das du möchtest. Du brauchst auch eine entsprechende Gewerbeberechtigung. Oder du musst eine Person einstellen, die über diese Berechtigung verfügt. Dieser gewerberechtliche Geschäftsführer haftet für die fachlich einwandfreie Ausübung des Gewerbes.
Damit dieser das auch in entsprechendem Ausmaß tun kann, muss er zumindest zur Hälfte in diesem Unternehmen angestellt und voll sozialversicherungspflichtig sein. Der gewerberechtliche Geschäftsführer kann auch der handelsrechtliche Geschäftsführer sein.
Steuerrechtliche Aspekte
Nach der Gründung klopfen recht bald auch Steuer und Sozialversicherung an deine Tür. Daher solltest du diese Themen am besten schon vor der Gründung bzw. bei der Wahl der Rechtsform bedenken.
Grundsätzlich muss der Geschäftsführer den Gewinn der GmbH maximieren. Diese Gewinne sollen in der Gesellschaft verbleiben und für den Betrieb bzw. Investitionen dienen. Wollen die Gesellschafter Geld aus der GmbH beziehen, sollen diese einem sogenannten Fremdvergleich standhalten. Wird also ein Gesellschafter für seine Tätigkeit als Geschäftsführer entlohnt, oder benützt die GmbH ein Grundstück eines Gesellschafters und zahlt Pacht dafür, dann dürfen diese Zahlungen nicht jenseits aller marktüblichen Preise angesetzt sein.
Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung kann natürlich auch Gewinn an die Gesellschafter ausschütten. Dafür darf aber nur der Bilanzgewinn verwendet werden und die Gesellschafter müssen einen Gewinnausschüttungsbeschluss fassen. Für diese Gewinnausschüttung fallen 27,5 % Kapitalertragssteuer an. Davor wurde an Körperschaftssteuer schon 25 % bezahlt. In bestimmten Fällen, etwa bei Gesellschaftern, die auch handelsrechtlicher Geschäftsführer und GSVG-sozialversicherungspflichtig sind, ist auch noch Sozialversicherung zu bezahlen.
Im Vergleich dazu unterliegen Ausschüttungen von Personengesellschaften der Einkommenssteuer und ihren progressiven Tarifen. Dafür fallen keine Lohnnebenkosten wie etwa Dienstgeberbeiträge etc. an, die bei einer Entlohnung für die Mitarbeit in der GmbH ebenfalls fällig sind.
Welche Rechtsform also aus steuerrechtlicher Sicht für die Gründer vorteilhafter ist, kann pauschal kaum beantwortet werden. Hier hilft es, mit Experten zu sprechen und verschiedene Fälle durchzugehen.
Bei einer GmbH fällt im Übrigen jedes Jahr die Mindestkörperschaftssteuer an, die 5 % des gesetzlich vorgesehenen Mindeststammkapitals an. Bei einer GmbH sind das 5 % von 35.000 Euro, die eine GmbH zahlen muss, auch wenn sie keine Gewinne macht. Dann wird diese Zahlung als „Vorauszahlung“ für Jahre mit höherem Gewinn behandelt und kann gegengerechnet werden.
Weiters kommen noch einmalige Gründungskosten hinzu, die bei einer GmbH höher sind, laufender Aufwand für die Erstellung von Jahresabschlüssen, bei einer GmbH zwingend in doppelter Buchführung, und Eingaben beim Firmenbuch.
Lass dich davon aber nicht abschrecken – eine GmbH hat trotzdem Vorteile, was die Haftung betrifft, und auch die höheren Rechtskosten im Vergleich zur Personengesellschaft werden relativiert, wenn die GmbH hohen Umsatz und Gewinn erwirtschaftet.
Die vereinfachte GmbH-Gründung
Falls dich die Ausführungen oben etwas abgeschreckt haben, hier die gute Nachricht: Eine GmbH-Gründung muss nicht immer so aufwendig und teuer sein. Es geht auch einfacher und billiger - mit einer vereinfachten Gründung nach § 9 GmbHG.
Diese ist seit 1.1.2018 vorerst auf drei Jahre befristet möglich. Voraussetzung ist, dass es nur einen Gesellschafter gibt, der gleichzeitig auch Geschäftsführer ist. Durch die einfache Struktur wird zur Gründung nicht einmal ein Notar oder Rechtsanwalt benötigt, auch die Beglaubigung der Musterzeichnung und die Anmeldung zum Firmenbuch entfällt. Die Einlage ist auf 10.000 reduziert, wovon 5.000 in bar eingezahlt werden müssen.
Der erste Schritt bei Gründung einer GmbH nach § 9 GmbHG führt dich zu einer Bank. Dort eröffnet der Geschäftsführer-Gesellschafter ein Konto und zahlt die reduzierte Stammeinlage von 5.000 Euro ein. Die Bank nimmt die Identifizierung mittels Lichtbildausweis vor und auch die Unterschriftsprobe. Gemeinsam mit der Bestätigung über die Einzahlung der 5.000 Euro Stammeinlage übermittelt sie die Unterlagen an die Justiz.
Der nächste Schritt erfolgt online im Unternehmensserviceportal. Dort sind einige Formulare auszufüllen und Erklärungen abzugeben. Diese werden dann elektronisch dem Firmenbuch übermittelt und dort mit der IBAN deines Kontos verknüpft. Da die Bankbestätigung nur zeitlich befristet gilt, solltest du die Anmeldung im USP recht bald nach Eröffnung deines Kontos durchführen.
Bei der vereinfachten Gründung entfallen sogar die Gerichtsgebühren für die Eintragung der Gesellschaft. Dies gilt aber nur für die Gründung. Weitere Eingaben und Änderungen in der Struktur der Gesellschaft bedürfen dann schon eines Notars, und es werden auch normale Tarife verrechnet.
Die Gründungsprivilegierung gilt höchstens zehn Jahre ab Eintragung im Firmenbuch. Das bedeutet, dass die GmbH und ihr Stammkapital irgendwann zu einer „normalen“ GmbH werden (müssen). Einfacher ist nur der Start.
Dass der Ersttermin bei der Bank erfolgt und der Rest online, bedeutet zwar, dass es einfacher und schneller geht, aber auch, dass du keine Termine bei Experten wie Notar, Rechtsanwalt oder Steuerberater wahrnehmen musst. Sämtliche Informationen zu Fragen wie Haftung, Risiko und Steuern musst du dir selbst einholen.
Gemeinsam mit der Einführung der vereinfachten GmbH-Gründung haben auch die Notare ihr Tarifgesetz geändert und bieten nun eine günstige Möglichkeiten, die GmbH vereinfacht bei einem Notar zu gründen. Dafür verrechnen sie einen vergünstigten Tarif und bieten den Vorteil, die fachliche Beratung durch einen Notar bei der Gründung in Anspruch zu nehmen.
Das Ende der GmbH
Zur Frage der Gründung findet man viele Infos, aber wenige zum Ende. Nun, wie endet eine GmbH? Zunächst gibt es viele Gründe dafür, etwa Konkurs, ein Beschluss des Handelsgerichts oder Verschmelzung mit einem anderen Unternehmen. Aber auch die Gesellschafter können beschließen, die GmbH geordnet und geregelt abzuwickeln und zu schließen.
Dazu ist als erster Schritt ein Beschluss der Gesellschafter notwendig. Dazu muss der Geschäftsführer eine Generalversammlung einberufen, die mit einfacher Mehrheit (sofern nicht anders im Gesellschaftervertrag festgehalten) die Auflösung beschließt. Dies wird auch notariell beurkundet. Gibt es nur einen Gesellschafter, der auch Geschäftsführer ist, braucht es trotzdem einen notariell beurkundeten Auflösungsbeschluss.
Danach wird der Geschäftsführer zum Liquidator, bei anderer Regelung im Gesellschaftervertrag können auch andere Liquidatoren bestellt werden. Der Liquidator tritt dann an die Stelle des Geschäftsführers und vertritt die Gesellschaft nach außen bzw. wickelt ihre Geschäfte ab, bis die GmbH aus dem Firmenbuch gelöscht wird.
Der Auflösungsbeschluss und die Bestellung des Liquidators müssen dem Firmenbuch gemeldet werden. Der Wortlaut wird dann mit „in Liquidation“ („in Liqu.“) ergänzt. Auch ein Tag der Auflösung wird festgesetzt, im Zweifel ist es der Tag der Beschlussfassung. Der Beschluss wird auch im Amtsblatt der Wiener Zeitung veröffentlicht, gemeinsam mit einem Aufruf an die Gläubiger, sich beim Liquidator zu melden und ihre Forderungen der Gesellschaft gegenüber geltend zu machen.
Weiters muss der Liquidator auch Forderungen der Gesellschaft gegenüber Geschäftspartnern einfordern, offene Geschäfte beenden und Gesellschaftsvermögen verwerten. Sollten sich Gläubiger, die der Gesellschaft bekannt sind, nicht melden, müssen dafür Rücklagen gebildet werden. Auch für eventuelle Verpflichtungen aus Geschäften, für noch nicht fällige Forderung oder strittige Verpflichtungen müssen Rücklagen gebildet werden, die dann bei Gericht hinterlegt werden.
Bleibt nach der Liquidation Restvermögen der GmbH übrig, wird es unter den Gesellschaftern verteilt. Ist nichts anderes im Gesellschaftervertrag vereinbart, nach den Anteilen am Stammkapital. Sollte sich aber herausstellen, dass die Gesellschaft überschuldet ist, muss der Liquidator insolvenzrechtliche Schritte setzen.
Nach Beendigung der Liquidation erstellt der Liquidator eine Liquidationsschlussbilanz und die Gesellschafter entlasten ihn. Das Finanzamt muss noch eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung ausstellen und dann kann beim Firmenbuch ein Antrag auf Löschung gestellt werden. Bücher und Geschäftsunterlagen der GmbH müssen für mindestens sieben Jahre verwahrt werden.
Sind alle rechtlichen und formalen Voraussetzungen für die Löschung aus dem Firmenbuch vorhanden, kann das Firmenbuchgericht die Löschung aus dem Firmenbuch vornehmen. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung existiert damit nicht mehr.
