Digitale Buchhaltung: So sparen Unternehmen Geld!

Für die meisten jungen Unternehmen ist Buchhaltung ein notwendiges Übel. Sie frisst viel Zeit, ist kompliziert und kann ganz schön nervenaufreibend sein. Dank des Aufkommens der digitalen Buchhaltung bietet sich für Unternehmen die Chance, ihre Finanzen vollautomatisch zu erledigen. Für bereits etablierte Unternehmen ist die Umstellung eine Herausforderung, wird sich aber langfristig lohnen.

Buchhaltung in den meisten Unternehmen

Am Ende des Monats sitzt man vor Ordnern von Rechnungen und muss die Belege mit Hilfe von zwei Panikattacken und mehreren Schweißausbrüchen in Ordnung bringen. Rechnungen, die bereits digital per E-Mail vorliegen, müssen ausgedruckt und abgeheftet werden. Zusätzlich müssen auch noch alle relevanten Rechnungsdaten manuell abgetippt werden. Macht es wirklich Sinn, bereits digitale Belege auszudrucken und wieder abzutippen?

Verzögerte Informationen

Die vorgeordnete Mappe wird dem Buchhalter einer Steuerberatung überreicht. Hier werden nochmals alle Daten geprüft oder gegebenenfalls alle analogen Rechnungen in ein digitales EDV-System abgetippt. Eigentlich unvorstellbar, aber eine Teilaufgabe eines Buchhalters ist es, Rechnungen abzutippen. Der Feedback-Loop ist daher lang und Unternehmen erfahren erst verspätet ihren finanziellen Status. Falls später Fragen zu Rechnungen entstehen, muss man den Buchhalter telefonisch kontaktieren und einzelne Rechnungen durchbesprechen.

Die Schwächen des alten Systems auf einem Blick

• Rechnungen, die digital per E-Mail kommen, werden ausgedruckt, in Ordner abgeheftet und manuell abgetippt.
• Die UID-Nummer des Geschäftspartners wird oft nicht überprüft. Falls die UID-Nummer nicht valide ist, verfällt der Vorsteuerabzug.
• Der tägliche Überblick über den finanziellen Status des Unternehmens ist nicht gegeben, da Rechnungen nicht tagesaktuell verarbeitet werden.
• Die Kommunikation mit der Steuerberatung ist mühsam, da die Daten zwischen Unternehmen und Steuerberatung nicht synchronisiert sind.

Die großen Schwachstellen des alten Systems können mittels Technik behoben werden. So sieht die Zukunft der Buchhaltung, auch Buchhaltung 4.0 genannt, für Unternehmen aus:

Digitale Rechnungen

Immer mehr Rechnungen kommen heutzutage per E-Mail. Dank Services wie ChillBill oder Everbill können diese Rechnungen einfach weitergeleitet werden. Die Daten auf der Rechnung werden mittels einer Optical Character Recognition (OCR) Technologie automatisch erfasst und übertragen.

Buchhaltung on-the-go

Die Kameras von Smartphones sind mittlerweile qualitativ so hochwertig, dass man ohne Bedenken Rechnungen scannen kann. Wenn die Restaurant-Rechnung kommt, einfach das Smartphone zücken und scannen. Wir empfehlen hier die Verwendung der kostenlosen Scan-Apps wie Scanbot oder Scannable. Der digitale Beleg kann direkt an einen Dienstleister weitergeleitet werden und die Buchhaltung für diese Rechnung ist erledigt.

Belege archivieren und suchen

Alle Rechnungen werden in einem Rechnungszentrum mit höchsten Sichherheitsstandards archiviert und automatisch sortiert. Mittels Suche ist es möglich, die digitale Datenbank zu durchsuchen.

Kommunikation Unternehmen - Steuerberatung

Kanzleien haben die Möglichkeit, direkt auf ihre Mandanten zuzugreifen und sich einen tagesaktuellen Export zu ziehen. Strategische Entscheidungen können dadurch rechtzeitig getroffen werden. Sollen in diesem Jahr noch Ausgaben getätigt werden? In Zukunft wird es auch möglich sein, Rechnungen zu taggen und zu kommentieren.

Tagesgenaue Auswertungen

Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit moderner Cloud-Buchhaltungsservices werden eingehende E-Mail Rechnungen einfach weitergeleitet oder mittels Smartphone gescannt. Der große Vorteil davon: tagesaktuelle Auswertungen. Unternehmen können dadurch schneller auf Änderungen reagieren und bessere Entscheidungen treffen.

UID-Check

ChillBill benutzt die Schnittstelle zur Europäischen Kommission, um die UID-Nummer der Lieferanten zu überprüfen. Die UID-Nummer wird automatisch von Rechnungen extrahiert. Der Verlust des Vorsteuerabzugs auf Grund ungülitger UID-Nummern gehört der Vergangenheit an.

Weitere spannende Themen im Bereich Buchhaltung sind: automatisches Verbuchen von Rechnungen und automatisches Bezahlen von Rechnungen. Die Branche erlebt einen Riesenumbruch und wir rechnen damit, den Großteil der Buchhaltungsarbeit in den nächsten drei bis sechs Jahren automatisiert zu haben. Buchhalter werden ihre fachspezifischen Kenntnisse vermehrt für Kontroll- und Beratungstätigkeiten verwenden, um langfristig erfolgreich zu sein. Auch die Kombination aus IT und Buchhaltung wird zunehmend gefragt sein.

Unternehmen, die bereits heute auf ein modernes System setzen, können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und erarbeiten sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil.